- Sept champs suffisent en prospection sortante. Les modèles courants en proposent trois fois plus.
- Le champ le plus oublié est la prochaine action, avec sa date. Sans lui, la fiche décrit le passé.
- Une fiche qu’on ne remplit pas ne vaut rien. C’est le seul critère de conception qui compte.
Pourquoi les modèles sont trop longs
La plupart des modèles de fiche prospect à télécharger sont publiés par des éditeurs de CRM et de logiciels de facturation.
Ce n’est pas un reproche, c’est une explication. Un éditeur conçoit sa fiche pour que son logiciel soit rempli : chiffre d’affaires, effectif, code NAF, adresse de facturation, source d’acquisition, score. Ces champs servent à segmenter une base existante. Ils ne servent à rien pour ouvrir une conversation.
Le coût est réel : une fiche à trente champs ne se remplit pas. Elle se remplit à moitié, en fin de semaine, de mémoire. Et une fiche à moitié remplie de mémoire est pire qu’une fiche courte tenue à jour, parce qu’on lui fait confiance à tort.
Les sept champs qui servent
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Entreprise | Le compte, pas la personne. La décision se prend à plusieurs. |
| Personne et fonction | Qui répond, et si cette personne décide ou influence. |
| Canal | Par où le contact a été pris. Sans lui, aucun taux n’est calculable. |
| Signal | Ce qui a motivé le contact maintenant. C’est ce qu’on rappelle en relance. |
| Statut | Trois valeurs suffisent : à contacter, en conversation, clos. Pas dix. |
| Prochaine action et date | Le seul champ dont l’absence rend les six autres inutiles. |
| Historique | Une ligne par échange, la seule partie qui a vocation à grossir. |
Le reste, chiffre d’affaires, effectif, code d’activité, appartient au moment où le prospect devient client. Avant, il encombre.
Le champ signal, et où le trouver
C’est le champ qui distingue une fiche de prospection d’une fiche de CRM, et c’est celui qu’on trouve le moins dans les modèles téléchargeables. Il répond à une question unique : pourquoi cette entreprise maintenant.
Sans lui, le premier message est une généralité, et la relance n’a rien à rappeler. Avec lui, les deux s’écrivent presque tout seuls. Encore faut-il savoir où les signaux se trouvent, et surtout combien de temps ils restent utilisables.
| Signal | Où on le voit | Fenêtre utile |
|---|---|---|
| Levée de fonds | Presse spécialisée, communication de l’entreprise | Trois à six mois. L’argent se dépense vite et les priorités se figent. |
| Recrutement commercial | Offres d’emploi publiées, arrivées annoncées | Un à trois mois. C’est le signal le plus exploitable en prospection : il dit qu’on cherche du volume. |
| Changement de direction | Changement de poste sur les profils, communiqués | Deux à quatre mois. Un dirigeant qui arrive rouvre les décisions que son prédécesseur avait fermées. |
| Ouverture d’un marché ou d’un bureau | Annonces, offres d’emploi localisées | Trois à six mois |
| Publication du dirigeant sur votre sujet | Fil d’actualité | Deux semaines. Passé ce délai, la référence paraît laborieuse. |
| Consultation de votre profil | Votre liste de visiteurs | Quelques jours. C’est le signal le plus chaud et le plus périssable. |
Le dernier signal du tableau mérite une remarque, parce qu’il est gratuit et presque toujours ignoré. Quelqu’un qui consulte votre profil sans y avoir été invité est le prospect le plus chaud de votre journée. Encore faut-il pouvoir le voir, ce qui suppose de ne pas naviguer en mode privé sur un compte gratuit : nous détaillons cet arbitrage dans notre article sur le mode privé LinkedIn.
Une règle pratique se déduit de la colonne de droite : si vous ne pouvez pas écrire le signal en une phrase datée, il n’y en a pas, et le contact n’est pas prioritaire. C’est un filtre plus efficace que la plupart des scores de qualification, parce qu’il ne se triche pas.
L’historique, seule partie qui grossit
Une ligne par échange : la date, le canal, et ce que la personne a dit. Pas ce que vous avez dit, ce qu’elle a dit.
C’est ce qui permet de reprendre une conversation trois semaines plus tard sans la faire recommencer, et c’est ce qui rend une relance utile plutôt que répétitive : une relance qui rappelle un élément précis de l’échange précédent n’est pas la même chose qu’une relance qui redemande la même chose. Nous avons détaillé cette mécanique dans l’article sur le mail de relance.
Notez aussi les objections telles quelles. « Pas le budget cette année » avec la date est une information exploitable dans six mois ; « pas intéressé » ne l’est pas, et savoir lequel des deux vous a été dit change ce que vous ferez de la fiche.
Combien de temps garder une fiche
La question paraît administrative. Elle ne l’est pas : une fiche de prospect contient des données personnelles, et leur conservation a une durée.
La CNIL recommande trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect, une réponse ou une demande de sa part, ou de la collecte s’il ne s’est jamais manifesté. Vos propres relances ne remettent pas le compteur à zéro. Au-delà, la conservation ne se justifie plus au titre de la prospection. Ce n’est pas une contrainte lourde, et c’est même une hygiène utile : une base de prospection qui n’oublie jamais rien devient une base où plus personne ne sait ce qui est actuel.
Deux champs méritent une attention particulière à ce titre. La source de la donnée, parce que l’article 14 du RGPD impose de pouvoir l’indiquer à la personne au plus tard au premier message. Et l’opposition, parce qu’une personne qui a demandé à ne plus être contactée doit rester dans la base pour cette raison précise : la supprimer, c’est risquer de la recontacter dans six mois. Nous traitons ce cadre dans notre article sur la prospection LinkedIn et le RGPD.
Quand la fiche devient inutile
Quand elle n’est plus remplie. C’est le seul mode d’échec qui compte, et il arrive toujours pour la même raison : la fiche demande plus de temps que ce qu’elle rend.
Le passage au CRM se justifie à deux conditions : plusieurs personnes travaillent les mêmes comptes, ou le cycle de vente dépasse quelques semaines. En dessous, un tableur tenu à jour fait le même travail, et surtout il est tenu à jour.
Le vrai sujet n’est pas l’outil, c’est la discipline : la fiche se remplit pendant l’échange ou juste après, jamais en fin de semaine. Reconstituer de mémoire produit exactement les champs vides que personne n’utilise ensuite. La construction et l’entretien de ce fichier sont d’ailleurs une des étapes que prend en charge une agence de prospection commerciale.
Questions fréquentes
Un événement daté qui explique pourquoi vous contactez cette entreprise maintenant : une levée de fonds, un recrutement commercial, un changement de direction, une ouverture de marché. Il a une fenêtre d’utilité, généralement de quelques semaines à quelques mois, au-delà de laquelle il ne justifie plus le moment du contact.
Trois ans, selon la recommandation de la CNIL. Le délai part du dernier signe venu du prospect lui-même, une réponse ou une demande, ou de la collecte s'il n'a jamais répondu. Relancer ou constater l'ouverture d'un e-mail ne le prolonge pas : passé trois ans, la fiche n'a plus de justification au titre de la prospection commerciale.
Un document qui rassemble ce qu'on sait d'un prospect et l'historique des échanges avec lui. Sa fonction est de permettre à quelqu'un d'autre, ou à vous-même trois semaines plus tard, de reprendre la conversation sans repartir de zéro.
Sept champs suffisent en prospection sortante : entreprise, personne et fonction, canal, signal qui a motivé le contact, statut, prochaine action datée, et l'historique des échanges. Le reste appartient au CRM une fois le prospect devenu client.
Tant qu'une seule personne suit les comptes et que les ventes se concluent en quelques semaines, un tableur suffit, à condition d'être tenu pendant les échanges. Le CRM se justifie dès que plusieurs personnes se partagent les comptes ou que le cycle s'allonge ; un CRM sur-paramétré, lui, finit rarement rempli.
À chaque échange, sinon jamais. Une fiche mise à jour en fin de semaine est une fiche reconstituée de mémoire, et l'information qui manque est précisément celle qui aurait servi.
La prochaine action et sa date. C'est pourtant elle qui transforme une fiche en liste de tâches : sans date, rien ne vous dit qui relancer aujourd'hui, et le reste de la fiche ne sert qu'à archiver.
Par entreprise, avec les personnes à l'intérieur. En B2B la décision se prend à plusieurs, et une fiche par contact vous fait perdre le lien entre l'interlocuteur qui a répondu et celui qui décide.